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关于2017届毕业生档案材料归档及转接寄发工作的通知
阅读次数:105 添加时间:2017-6-16 发布: 管理员

各学院:

为了做好2017届毕业生档案整理及转接寄发工作,做到材料完整无误,按时寄发,现将毕业生档案材料归档及转接寄发工作的有关事项通知如下:

一、材料归档及整理

1、毕业生的所有档案材料须于627日前归档完毕,如有材料缺失,请各学院按专业、姓名、学号、缺失材料名称、缺失原因等登记后留存备查。已停学、休学的毕业生档案请各学院保存,退学学生档案交学生管理科保存;考研毕业生的档案如已寄往所录取高校,其后续材料须重新整理装袋(一人一袋)

2、须归入毕业生本人档案的新增材料:

①毕业生体检表,②高校毕业生登记表,③学士学位登记表(本科生),④学生成绩单,⑤毕业生就业通知书(报到证白联),⑥党员材料,⑦各类毕业生评优登记表。

以上七种材料中,②③④项每位毕业生都应具备,其他材料按毕业生具体情况归入。

3、材料归档具体说明:

①毕业生体检表:校医院整理好后转到各学院,各学院进行核查后存入档案。

②高校毕业生登记表:由各学院组织学生本人按说明填写后,给予审核、鉴定,并在加盖学院印章和“南京财经大学”印章后归入档案。

③学士学位登记表(本科生):由教务处审核、盖章后转至各学院归档。不论是否获得学位,此登记表都应归入档案。

④学生成绩单:由各学院教务秘书按教务处要求打印、核实、签字后,加盖学院和教务处成绩证明印章归入档案。

⑤毕业生就业通知书:由学生处就业指导中心到省教育厅派遣后转至学院归档,已办理就业报到证的毕业生才有此材料。

⑥党员材料:由各学院按组织部要求归入档案。党员材料单独转出的由各学院登记备查。

⑦各类毕业生评优登记表:由学生处审核、盖章后转至各学院归档。

4、档案材料归档完毕后,请按奥蓝学生管理信息系统中的班级、学号顺序(从小到大)排列。


二、档案寄发及转接

(一)档案寄发:

1、档案寄发范围:620日前派遣、升学的2017届毕业生档案(具体信息见奥蓝学生管理信息系统“档案报送”,寄发时间项为“一批0701”)。 因近期需要改派或其他特殊原因而需要暂缓发出档案的,或需要由学院提前单独寄出学生完整档案的,应由毕业生本人书面申请,学院同意后,及时将申请书原件报送校就业指导中心进行数据处理,并将复印件交学院档案管理人员备案。

2、档案寄发信封:使用中国邮政专用信封,并配有防水袋。

3、信封封面上的寄发单位名称、地址等信息由南京邮政局统一打印邮寄面单,交由各学院粘贴在信封上,且必须在信封封面粘合处和邮寄面单寄件人信息处加盖学院公章。

4、档案交寄单由各学院通过奥蓝学生管理信息系统打印(一式份),交寄人需要手写,不能空着,发出日期统一改写为201771,页码前的“第 号”不用填(用A4白纸打印)。

5、各学院于620日上午9001100到就业指导中心121室领取档案寄发专用信封、防水袋和邮寄面单。

(二)档案转接:

1、将需要寄发的档案装入邮寄信封,并将信封封口后,在封口处加盖学院公章(封口处不需要贴封条)。将信封装入防水袋,在防水袋上贴上邮寄面单并在面单寄件人信息处加盖学院公章(请务必将邮寄面单压盖在防水袋骑缝处,并将面单第三联“寄件人存”抽出留存,以便学生查询需要寄发的档案按打印的“档案交寄单”上的学生顺序排列并认真核对邮寄面单上的学生姓名、收件单位名称与档案交寄单上的学生姓名、收件单位名称是否吻合。

2、申请户档留校、申请缓发的毕业生档案按班级整理,并列出清单(以系统中班级及学号为序)

3、各学院将需要寄发的档案连同档案交寄单送交大学生就业指导中心。同时,将申请户档留校、申请缓发的毕业生的档案连同清单一起送交学生事务中心。

4、各学院完成以上工作后即可到就业指导中心121室和学生事务中心4号窗口交接(每周二、四),截止时间为628日。

三、档案交寄单套打使用方法

1、一般方法:
登入奥蓝系统首页――学生管理――档案——档案报送――浏览(毕业年度设置为“2017)——查找(条件:“寄出时间=一批0701”,备注的“等于”改为“空值”,此项操作必须执行)--- 显示记录---套打——公用套打——单击“新机要文件交寄单”——选择打印范围(左边窗口中双击合计)----开始套打——出现套打对话框(起始号码、终止号码为空时默认为所选择的打印范围,打印机要文件交寄单时打印份数设为2,其他参数不要改动)——打印。档案交寄单:每页个数为20(必须)
2
、操作提示:
①建议在windows2000XP及以上系统平台上进行套打;将奥蓝信息管理系统站点设置为可信站点;拦截窗口设置为“总是允许来自此站点的弹出窗口(A)...”;并下载、安装连续打印补丁(见奥蓝信息管理系统共享文档)

②打印前在网页的“文件”菜单的“页面设置”里将页眉页脚全部清空,页边距采用左6.01毫米,右6.01毫米,上19.05毫米,下19.05毫米。

在网页的“工具”菜单中选“Internet选项”,点击“安全”中的“自定义级别…”,将“ActiveX控件和插件”中的子项目全部改为启用,并保存。
正式套打前请先试验一张,以保证套打的顺利进行,可根据起始号码(即学号)、终止号码(即学号)选择几个学生批量打印。如果发现有问题,及时和大学生就业指导中心联系。

④一般学院将整个学院毕业生材料一次性打印出来即可,对于寄发档案较多的学院,可能会因为打印机内存不够,不能一次性打印,可以按班级打印。

联系人:房芸  电话:86718622

大学生就业指导中心

二〇一七年六月十六日



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